Locatech – Unternehmenslösungen für SharePoint & Office365

Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und Office365

Viel ist passiert im Umfeld von Microsoft SharePoint, und als Technologie-Experten im SharePoint-Umfeld fragt man sich dieser Tage, wohin die Reise wohl gehen wird. Edin Kapic hat dies in einem herausragenden Artikel (hier: http://www.edinkapic.com/2015/01/where-are-you-going-sharepoint.html) beleuchtet, und er trifft damit ziemlich genau unsere eigene Einschätzung. Daher gibt es an dieser Stelle eine recht freie Übersetzung seines Artikels.

Die Entwicklung von SharePoint als lokaler Serverplattform hin zur Cloud und ihre Verbindung in Hybrid-Systemen

In den Anfängen der SharePoint-Entwicklung (das war vor 12  Jahren!) war die Welt der Entwickler einfach. Die Entwicklung erfolgte durch serverseitigen Code, und sonst nichts. Code musste auf einem SharePoint-Farmsystem laufen. Das hatte natürlich eine ganze Reihe von Vorteilen, entspricht das Server-Objektmodell doch in weiten Teilen dem Modell, dass auch von SharePoint intern verwendet wurde. Aber gleichzeitig war der Entwickler verantwortlich für die Performance seiner Lösung oder auch für Seiteneffekte, da der Code zusammen mit SharePoint-eigenem Code im selben IIS-Prozess oder –Dienst lief. Hatte man als Entwickler seine Hausaufgaben gemacht, so gab es wenig Probleme und unbegrenzte Möglichkeiten. Nur die Freude der IT-Administratoren hielt sich in Grenzen, hatten sie doch mit den Folgen zu kämpfen und mussten einen stabilen Betrieb der SharePoint-Plattform gewährleisten.

Als einzige Alternative zur serverseitigen Programmierung gab es noch die ASMX Webservices. Nur diese ermöglichten eine programmatische Ansprache von SharePoint, ohne direkt Code in eine SharePoint-Farm einzupflanzen, wenngleich die Dienste auch etwas klobig und wenig umfassend waren. Mit der Zeit entwickelten sich diese Programmieransätze weiter, Best Practices und Empfehlungen wurden entwickelt, und immer seltener wurden Situationen, in denen individuelle Farmlösungen eine komplette Serverfarm in die Knie zwangen.

Soweit war die Welt (außer für die manchmal leidgeprüften IT-Administratoren) in Ordnung, bis Microsoft damit begann, SharePoint Onlineinnerhalb ihrer Business Productivity Suite (BPOS)anzubieten. Auf einmal spürte auch Microsoft den Schmerz der IT-Administratoren und fing an zu verstehen, wie kompliziert das Hosten einer SharePoint-Umgebung sein konnte, die mit großen Freiheitsgraden durch Code angepasst werden konnte.

Richtig spannend wurde es, wenn Updates, Patches und Service Packs eingespielt wurden und gleichzeitig sichergestellt werden musste, dass individuell programmierte Lösungen weiter ordnungsgemäß funktionierten. Jetzt war Microsoft nicht nur mehr der Hersteller einer Plattform, sondern auch deren Betreiber und damit verantwortlich für die verwalteten Daten und Business-Lösungen.

In den ersten Jahren von SharePoint Online kristallisierte sich immer mehr heraus, dass Zustände und Freiheitsgrade, die in einem separaten Datacenter noch unter Kontrolle gehalten und verwaltet werden konnten, in einer Cloud-Umgebung mit vielen Mandanten nicht funktionieren konnten. Individuelle Lösungen sind in der Regel nicht darauf ausgelegt, automatisch mit wachsender Anzahl an Mandanten und Anforderungen mitzuskalieren. Erschwerend kam hinzu, dass diese nach einem der regelmäßigen Updates der SharePoint-Version auf den Microsoft-Servern womöglich garnicht mehr funktionierten. Sogar die als Lösung für das Dilemma propagierten „Sandkasten-Lösungen“ mit ausschließlich „ungefährlichem“ Code verhielten sich nicht so, dass sie für eine gehostete Umgebung geeignet waren.

In den goldenen SharePoint-Jahren war also eine umfassende Anpassung der SharePoint-Plattform mit Hilfe von serverseitigem Code möglich. Eigene Web-Parts, neue Controls, Timer-Dienste, Applikationsseiten, serverseitige Erweiterungen…alles, was das Herz eines Entwicklers höher schlagen ließ, konnte programmiert und umgesetzt werden. Die Lösungen konnten bei schlechter Programmierung sich selbst oder anderen Lösungen das Wasser abgraben und das Datacenter zu hundert Prozent oder mit 100%iger Speicherauslastung beschäftigen. Der Entwickler entschied, was wichtig und was unwichtig war, und konnte beliebigen serverseitigen Systemcode in eine SharePoint-Anpassung einfließen lassen.

Betrachtet man die Geschichte aus einem anderen Blickwinkel, so war ein stabiler und zuverlässiger Betrieb einer SharePoint-Plattform nur möglich, wenn diese unverändert vom Auslieferungszustand ohne Anpassungen betrieben wurde. Egal wie umsichtig Anpassungen vorgenommen wurden, die Verwendung von eigenem Code für eine SharePoint-Anpassung wurde durch Instabilitäten bezahlt.

Die Sicherheit des Codes selbst konnte zwar durch Einführung der CAS-Richtlinien verbessert werden, aber auch dies wurde häufig durch einfache Änderungen an der IIS Web.config außer Kraft gesetzt.

Skalierbarkeit und Performance wichtiger als Anpassungen

SharePoint Online durfte kein Fehlschlag werden. Zu verlockend war für Microsoft die Aussicht auf einen regelmäßigen Cashflow durch monatliche Mietzahlungen anstelle einer einmaligen Verkaufslizenz, bedeutete dies doch eine deutliche Aufbesserung der Bilanz der Microsoft Office Division. Das Abwägen zwischen den „weniger lukrativen“ Einmalkunden (die individuelle Lösungen und Anpassungen wünschten) und einer SharePoint Online-Cashcow (und damit der Erfordernis einer skalierbaren und performanten Plattform) führte daher schließlich zu einer Fokussierung der Online-Seite und ihrer Skalierbarkeit.

In der Folge verschwand die Möglichkeit, Servercode in SharePoint-Cloudumgebungen auszurollen, und auch zunächst beliebte Anpassungen per deklarativer XML traten in den Hintergrund. Alles war gut für diejenigen, die mit den Standardfeatures von SharePoint Online gut leben konnten. Und wem das nicht reichte, der konnte jetzt eine „App“ installieren. Die konnte per Client-Objektmodell etliche, wenn auch längst nicht alle Serverfunktionen ausführen. Diese App lief dann aber auf separaten Servern, verbrauchte eigene Ressourcen und nicht die der SharePoint-Cloudplattform und konnte keinen negativen Einfluss auf die eigentlichen SharePoint-Instanzen mehr ausüben.

Wie sieht jetzt die Zukunft für Kunden aus, die eine eigene SharePoint-Infrastruktur betreiben?

Es sieht ein wenig danach aus, als würde Microsoft („cloud first“) die existierende Realität verkennen. Große Unternehmen und Organisationen setzen SharePoint seit Jahren in einer eigenen Infrastruktur ein und bauen diese aus. SharePoint war niemals als Software für kleine Unternehmen gedacht. Auch wenn mit der SharePoint Foundation bzw. den zuvor so genannten Windows SharePoint Services eine kostenlose Basisvariante von SharePoint zur Verfügung stand, war und ist eines der Kernversprechungen von SharePoint die Möglichkeit, in Organisationen Informationen und Wissen auszutauschen und in Teams zusammenzuarbeiten. SharePoint eignet sich gut für das Überwinden von Abteilungsgrenzen und das Aufbrechen verkrusteter Unternehmenskulturen, Arbeitshürden, die eher aus großen Organisationen bekannt sind. Auch trägt die nicht gerade preiswerte Serverlizenz eher zu einer Nutzung durch große Unternehmen bei.

Mit SharePoint Online als Teil von Office365 steht jetzt dagegen ein Paket zur Verfügung, dass auch für kleinere Unternehmen attraktiv ist. Aber wird SharePoint durch kleinere Unternehmen genutzt? Ein Großteil der kleineren Office365-Kunden ist hauptsächlich an der Nutzung von Exchange Onlineinteressiert, ganz einfach weil eine E-Mail-Infrastruktur in allen Unternehmen, auch in kleinen, benötigt wird. SharePoint dagegen ist nicht jedermanns Sache. Wie viele der „Millionen Office365-Anwender“ nur den Teil „Exchange Online“ aus dem Office365-Angebot nutzen, ist nicht bekannt, aber es könnte der Großteil sein.

Es sieht so aus, als würde Microsoft am laufenden Band neue Online-Features für ihre imaginären SharePoint Online-Kundenauf den Markt werfen, während die echten SharePoint-OnPremise–Kunden mit den großen Budgets vom Regen (abnehmende Investitionen in neue On-Premise-Features) in die Traufe (limitierte Möglichkeiten zur Anpassung von Office365) kommen. Diese Kunden brauchen die Möglichkeit, SharePoint an ihre Bedürfnisse anzupassen, und das App-Modell und Office365 sind hier schlichtweg zu begrenzt. Ganz zu schweigen von den Anpassungen an das Corporate UI, nach denen große Unternehmen und Organisationen als Erstes fragen. Jetzt wartet ein Spießrutenlauf, um ganz einfach nur sicherzustellen, dass Masterseiten, CSS und JavaScript-Anpassungen bei einem SharePoint-Online-Update intakt bleiben.

Nur ein kleiner Teil der Unternehmen entscheidet sich für einen „Hybrid-Ansatz“, die Kombination aus eigener SharePoint-Farm mit der Office365-„Farm“. Sicherlich wird die Anzahl dieser Nutzer zunehmen, aber werden sie irgendwann ihre eigene SharePoint-Farm aufgeben? Sicherlich nicht in der nahen Zukunft. In den Unternehmen installierte SharePoint-Farmen werden uns noch auf viele Jahre begleiten.

Der Grund dafür liegt ganz einfach darin, dass die Cloud-Plattform nicht mit den Möglichkeiten der lokalen Installation gleichziehen kann. Die Cloud-Variante bietet weniger Flexibilität bei Anpassungen, aber gleichzeitig eine höhere Flexibilität bei der Bereitstellungsgeschwindigkeit und den Betriebskosten. Die Lücke zwischen beiden Varianten wird zunehmend kleiner, aber nicht verschwinden.

Die Cloud wird zusätzliche Erweiterungen, Services und Technologien bieten, mit denen eigene Lösungen und lokale SharePoint-Installationen verbessert und ergänzt werden können. Es kann daher gut zu einer Ausweitung von Hybrid-Szenarien kommen, aber auch reine On-Premise-Szenarien werden weiter existieren. Auf der anderen Seite gibt es reine Cloud-Szenarien wie das selbstlernende „Delve“, bei denen eine On-Premise-Bereitstellung alleine schon aufgrund der erforderlichen schieren Datenmenge nicht möglich ist. Für wirklich große Unternehmen mit eigenen Prozessen und einer eigenen Organisationsdynamik wird es jedoch auf absehbare Zeit kein reines Cloud-Szenario geben können. Aber Microsoft’s Hingabe zu lokalen SharePoint Server-Farmen ist Geschichte. Der neue Liebling heißt ohne Zweifel SharePoint Online!

Wir sehen in der Zukunft von SharePoint Server regelmäßigere Updates(wie auch in Windows oder Visual Studio), die dann nicht nur Bug Fixes, sondern gleichzeitig neue Features beinhalten. Die Hauptentwicklung wird in der Cloud stattfinden, und nicht alle Cloud-Features werden für eine lokale Serverfarm geeignet sein. Aber es sprechen eigentlich keine Gründe dagegen, die in der Cloud ausgerollten iterativen Verbesserungen von Zeit zu Zeit in die Welt der SharePoint-Farm zu übertragen. Der 3-Jahres-Zyklus für SharePoint wird Zug um Zug durch ein regelmäßiges Update alle paar Wochen ersetzt werden. Von zentraler Bedeutung für die Betreiber einer SharePoint Farm sind nicht die allerneuesten Features, sondern eine stabile, regelmäßig verbesserte und ausgebaute Lösung, so dass sich mit diesem Weg sehr gut leben lässt.

Und wie geht es mit den SharePoint-Spezialisten weiter?

Was geschieht nun mit den Heerscharen an SharePoint-Entwicklern, Architekten, Consultants, Power Usern und Designern? Ein bischen kann man sich von Microsoft alleine gelassen vorkommen. Die Botschaften, die Microsoft an Kunden aussendet, sind selten eindeutig, auch wenn die Transparenz einiger Microsoft-Teams in den letzten Jahren bemerkenswert zugenommen hat. Dennoch ist es wenig hilfreich, unklare Signale zu senden oder die rechtmäßigen Fragen der Unternehmenskunden zu ignorieren, und es stärkt die Zweifel an der Kontinuität eingeschlagener Richtungen (man denke nur an Silverlight, Sandbox-Solutions, Autohosted Apps….)

Aber auch eine andere Wahrheit bleibt: das einzig Beständige in dieser Welt ist der Wandel. Der technologische Wandel hat schon immer stattgefunden, aber niemals so schnell wie heute. Diese Gratwanderung zwischen der Annahme der neuen technischen Möglichkeiten und dem Beibehalten bewährter Vorgehensweisen (man könnte auch sagen „der Angst vor Veränderungen“) gab es schon immer, aber sie wird durch die Beschleunigen der technischen Entwicklungen nicht leichter. Aber letztlich geht es darum, genau diese Gratwanderung zu meistern.

Es ist nicht ratsam, jeder Microsoft-Werbebotschaft zu verfallen. Als SharePoint-Spezialisten besteht unsere Rolle darin, unsere Kunden zu den Microsoft-Technologien in ihrem Interesse zu beraten. SharePoint ist und bleibt ein Werkzeug, um Lösungen für Unternehmen zu erstellen. SharePoint ist nicht die Lösung selbst, nur der Baukasten. Das sollten wir nicht vergessen.

Für uns an der vordersten Technologiefront bedeutet dies ständiges Lernen, Üben und vertraut werden mit den neuen Möglichkeiten. Zum Glück war es niemals einfacher, die neuen Vorgehensweisen zu erlernen und Hilfestellungen zu bekommen (siehe zum Beispiel das OfficeDev PnP team).

Verbringen Sie einen Teil Ihrer Zeit damit, die Cloud und ihre Funktionen kennen zu lernen, experimentieren Sie mit Apps, JavaScript und hybriden Umgebungen, freunden Sie sich mit Delve und Office Graph an, und bleiben Sie neugierig. So gelangen Sie an neue Tools, um technische Lösungen für Unternehmensprozesse zu erstellen. Und genau darum geht es für uns Technologiespezialisten!

Mit dem aktuellen Update Oktober 2014 wurde das Locatech Ticket Request System für SharePoint um eine ganze Reihe von neuen Funktionen für verschiedene Business-Szenarien erweitert. Insbesondere in der Mandantenverwaltung, E-Mail-Integration und Prozessautomatisierung hat sich eine Menge getan. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht:

Mandantenfähigkeit/Kundenportal

  • Mandanten und mehrstufige Kundenverwaltung
    Mit dem Update wird LTRS mandantenfähig. Über ein oder mehrere Kunden-/Anwenderportale haben Ihre Kunden die Möglichkeit, eigene Tickets zu erfassen, den Stand ihrer Tickets nachzuvollziehen und mit dem Servicedesk zu kommunizieren. Kunden-Anwender können nur eigene Tickets einsehen. Weiter ist es möglich, „Kundenadministratoren“ pro Kunde zuzuordnen, so dass zentrale Kundenansprechpartner alle Tickets sehen können, die von Mitarbeitern dieses Kunden eingestellt wurden.
  • Kunden/-Anwenderportal beliebig konfigurierbar
    Für unterschiedliche Abteilungen, Kunden oder Kundengruppen können verschiedene Anwenderportale konfiguriert werden. Diese Portale können über Webparts frei konfiguriert werden, so dass jede Anwendergruppe genau die für sie relevanten Ticketinformationen einsehen kann. Auch Formulare für die Ticketerfassung lassen sich frei konfigurieren und an Ihre Anforderungen anpassen.
  • Beliebige Anzahl von Posteingangsfächern
    Sollen für unterschiedliche Kunden/Kundengruppen oder Abteilungen jeweils eigene E-Mail-Adressen bereitgestellt werden, so ist dies in LTRS integriert. Durch eine einfache Konfiguration können beliebige Service-Mailadressen eingerichtet werden.
  • Frei konfigurierbares E-Mail-Format
    LTRS-E-Mails an die Benutzer und Bearbeiter erhalten im Betreff eine Kennzeichnung des Tickets, zum Beispiel

    • [Ticket-Nr #12345] AW: Kundenanfrage XYZ
    • AW: Kundenanfrage XYZ [Anfrage #12345]
    • AW: Kundenanfrage XYZ (Service #12345)

    Die Informationen im Betreff sowie zusätzlich versendete E-Mail-Footer lassen sich frei konfigurieren. Platzhalter für dynamische Informationen aus dem Ticket können frei eingebunden werden.

E-Mail-Integration

  • Durchgängige Unterstützung von Mail-Anlagen, Screenshots und Bildern
    LTRS verarbeitet nicht nur E-Mail-Anlagen, sondern auch in E-Mails eingebundene Inline-Bilder oder Screenshots durchgängig. So sind Bilder direkt im LTRS-Portal sichtbar, und bei der Kommunikation des Bearbeiters mit Anwendern werden Bilder und Anlagen wie bei einem normalen E-Mail-Verkehr versendet.
  • Durchgängige E-Mail-Integration von Anwender zu Bearbeiter und zurück
    LTRS erlaubt eine Kommunikation zwischen Anwender und Bearbeiter rein per E-Mail. So können Servicedesk-Bearbeiter automatisch Kundenantworten an das LTRS-System per E-Mail erhalten, Antworten darauf werden in LTRS erfasst und gleichzeitig per E-Mail an den Anwender weitergeleitet. Dies erlaubt eine schnelle Reaktion des Bearbeiters, auch wenn von unterwegs kein Zugang zum LTRS-Portal möglich ist.

SLA-Management, Eskalationsmanagement und Prozessautomatisierung

  • Automatische Berechnung von Service-Reaktionszeiten auf Basis konfigurierbarer Service- und Betriebszeiten
    Ermöglicht die statistische Auswertung und Überprüfung der Einhaltung von Servicezeiten und Service Level Agreements
  • Erweitertes Regelmanagement für Automatisierung und Eskalation
    Mit dem Locatech Business Rule Management-System können Fachanwender nahezu beliebige Prozess-Schritte für die Verarbeitung von Tickets und Serviceanfragen mit einem intelligenten Regel-Editor formulieren. So richten Sie beispielsweise einen Freigabe- oder Genehmigungsworkflow mit Hilfe einfacher Regeln ein. Auch erlaubt das Regelmanagement eine regelmäßige Überprüfung von Tickets, um beispielsweise eine Eskalation von Tickets vor dem Ablauf von Reaktionszeiten oder anderen Terminen zu gewährleisten.

Integration mit Drittsystemen (ERP/SAP/CRM…)

  • Schnittstellenanbindung
    Über den LTRS-Datenkonnektor können nahezu beliebige Drittsystem mit LTRS verbunden werden. So ist die Integration zum Beispiel von Stammdaten aus einem CRM,- ERP- oder SAP-System durch eine einfache Konfiguration möglich.
  • Plugin-fähig
    Binden Sie ein eigenes Software-Modul als Windows-DLL/Assembly ein, so kann dieses automatisch z.B. beim Anlegen eines Tickets aufgerufen werden, um einen Vorgang oder eine Aktivität in einem Drittsystem einzutragen. Ein Anwendungsfall ist die Eintragung einer Aktivität in einem ERP-System oder einem Zeiterfassungssystem aus dem LTRS heraus.

Teamfunktionen

  • Integration in die SharePoint-MySite
    Mitarbeiter sehen direkt auf Ihrer „MySite“ im SharePoint-Portal, welche Servicetickets Ihnen zugewiesen wurden. Direkt aus der MySite heraus ist es möglich, die Tickets anzuzeigen und zu bearbeiten.
  • Neue Gestaltung von Formularen für Anwender und Bearbeiter
    LTRS bietet dynamische Formulare, die mit Hilfe von Formularregeln Felder und Informationen ein-/ausblenden, Feldeingaben prüfen oder individuelle Aktionen auslösen können. Hierdurch kann die Benutzeroberfläche für Anwender und Bearbeiter sehr umfassend und gleichzeitig rein über Konfigurationseinstellungen angepasst werden. So können im Rahmen des IT-Servicemanagements nach ITIL zum Beispiel unterschiedliche Formulare für die Erfassung von Incident-, Problem- und Change-Vorgängen eingerichtet werden.

KPIs und Auswertungen

Durch die automatische Berechnung von Key Performance Indicators wie Ticketlaufzeit, Reaktionszeit, Aufwand pro Ticket etc. ist es möglich, umfassende Auswertungen zum Beispiel zur Einhaltung von Service Level Agreements oder zum Verlauf des Ticketaufkommens zu erstellen.

Weitere Informationen

Allgemeine Informationen zu unserem Produkt LTRS Ticketsystem für SharePoint finden Sie hinter diesem Link. Bitte wenden Sie sich an unseren Vertrieb unter sales@locatech.com oder gerne telefonisch unter +49 231 70022260, um weitere Informationen zu erhalten. Gerne stellen wir Ihnen das Produkt und die neuen Funktionen vor.

Allgemein für SharePoint, aber auch als Erweiterung für unsere Produkte LTRS – Locatech Ticket Request System, LPM – Locatech-Projektmanagement und LVM – Locatech-Vertragsmanagement, steht Ihnen ab sofort unser Locatech Business Rule Management System (LBRM) zur Verfügung. Das Regelmanagement ist direkt integriert in Ihre SharePoint-Umgebung. Damit können nicht-technische Anwender und fachliche Administratoren schnell und einfach Vorgänge wie Freigabe- und Genehmigungsprozesse oder Wenn-Dann-Szenarien automatisieren und vereinfachen, ohne Workflows konfigurieren oder individuelle Software-Lösungen erstellen zu müssen.

Das bietet das Business Rule Management System

Das Geschäftsregel-Managementsystem umfasst:

  • Geschäftsregel-Repository

Alle Geschäftsregeln mit Definitionen, durch welche Ereignisse die Regelprüfung ausgelöst wird, werden in einem SharePoint-Repository inkl. automatischer Versionshistorie, Such- und Filterfunktionen sowie einer Volltextsuche verwaltet.

  • Intelligenter Geschäftsregel-Editor

Der Geschäftsregel-Editor erlaubt die schnelle Erstellung von Wenn-Dann-Auswertungs- und Aktionsregeln, die auch ineinander verschachtelt werden können. Hierbei können beliebige Felder von SharePoint-Listen evaluiert und/oder gesetzt werden. Berechnungen, Bedingungen und Aktionen wie E-Mail-Benachrichtigungen oder das Setzen von Feldwerten sind möglich. Der Regel-Editor bietet eine intuitive Eingabemöglichkeit in Form von einfach nachvollziehbaren Regel-Sätzen.

  • Verwaltung von Geschäftsregel-Variablen

Mit Geschäftsregel-Variablen erstellen Sie noch einfacher dynamische Business-Regeln, die zum Beispiel die einfache Verwaltung von Rollen (wie Genehmiger oder Freigeber in Genehmigungsprozessen) ermöglichen.

  • Intelligente Vorlagen für Email-Benachrichtigungen

Anpassbare Mailvorlagen erlauben die schnelle Erstellung von dynamischen Benachrichtigungen, die dann in Regeln integriert werden können, zum Beispiel zur automatischen Benachrichtigung von Personen im Rahmen eines Genehmigungs- oder Freigabeworkflows.

Auslöser für die Auswertung von Regeln können das Anlegen, Aktualisieren oder Löschen eines beliebigen Listenelements sein. Ein integrierter Timerdienst ermöglicht darüber hinaus die regelmäßige Überprüfung von termingebundenen Geschäftsprozessen, etwa die Überprüfung, ob Aufgaben überfällig sind. So lassen sich leicht Eskalationsprozesse realisieren.

Integration in Microsoft SharePoint

Das Geschäftsregel-Managementsystem ist vollständig in Microsoft SharePoint integriert. Die Komponenten können als Web-Parts auf einer beliebigen Portalseite in einem individuellen Layout bereitgestellt werden. Für das Business Rule-Repository stehen alle SharePoint-Listenfunktionen zur Verfügung.
Das System kann beliebig in die Navigation von SharePoint-Webseiten integriert werden.

Integration in Locatech-Produkte für Microsoft SharePoint

Das Locatech Business Rule Management System steht als Zusatzmodul für die folgenden Locatech-Produkte zur Verfügung:

Weitere Informationen zu den Möglichkeiten, die Ihnen ein Business Rule Management System bietet, finden Sie in diesem gut ausgearbeiteten Wikipedia-Artikel: http://de.wikipedia.org/wiki/Gesch%C3%A4ftsregel-Managementsystem.

Weitere Informationen erhalten Sie von unserem Vertrieb, gerne auch telefonisch unter +49 231 70022260. Auch stellen wir Ihnen das Regelmanagement gerne im Rahmen eines Webcasts vor.

Ab sofort finden Sie uns an der maritimen Seite Dortmunds, eingebettet zwischen Hörder Burg und Phönixsee. In den von Freundlieb neu errichteten Bürogebäuden haben wir unser Domizil gefunden, dass höchsten Bürokomfort verbindet mit Anbindung an den historischen Hörder Stadtteil, zentraler Infrastruktur und einem unvergleichlichen Ambiente am See.

Unsere neue Adresse lautet:

Hörder Burgstr. 9, 44263 Dortmund.

Wir freuen uns auf ihren Besuch in unseren neuen Räumlichkeiten. Für uns selbst und auch für Sie hier eine Einstimmung in die wunderschöne neue Umgebung, gefunden auf Youtube:

 

Mit der neuen Version 2.1 des Locatech Projektmanagement (LPM) für SharePoint und Office365 stehen nun komfortable und erweiterte Gantt-Funktionen zur Verfügung. LPM 2.1 unterstützt sowohl eine klassische Gantt-Funktion als Zeitleiste zur Visualisierung der zeitlichen Abfolge von Tasks oder des kritischen Pfads, als auch eine Ressourcen-Gantt-Ansicht. Die Gannt-Funktionen in LPM sind jedoch nicht nur reine Anzeigefunktionen, sondern interaktiv. So können Sie direkt im Gantt-Chart Tasks verschieben, verkürzen oder verlängern. Und im Ressourcen-Gannt können Sie Tasks weitere Ressourcen zur Drag & Drop zuweisen oder verschieben.

Aber auch eine Übersicht über die Ressourcenzuordnung ist mit Hilfe des Ressourcen-Gantt möglich. Hier wird unmittelbar erkennbar, wie Ressourcen zeitlich gebucht wurden und ob ggf. eine Überbuchung von Ressourcen vorliegt. In diesem Fall werden die Ressourceneinträge rot hervorgehoben.

Ressourcenzuordnungen mit Überlastung werden automatisch markiert.

Beim Verschieben per Drag & Drop werden die Änderungen unmittelbar in die zugrunde liegenden Verwaltungslisten übertragen:

 

Über den Linkspfeil-Button wechseln Sie in der Zeitanzeige jederzeit zum Startzeitpunkt des Projekts zurück. Außerdem steht Ihnen eine komfortable Zoom-Funktion zum Beispiel per Maus-Rad zur Verfügung, um in die Zeitschiene hinein oder aus ihr heraus zu zoomen. So behalten Sie den Überblick über lang andauernde Projekte und können gleichzeitig in einzelne Wochen, Tage und sogar Tageszeiten hineinzoomen, um einen detaillierten Einblick in einzelne Tasks oder ihre Abhängigkeiten zu bekommen.

Weitere Informationen zum LPM Projektmanagement für SharePoint/Office365 finden Sie hier: http://www.locatech.com/produkte/lpm-projektmanagement-sharepoint-office365/


Fragen beantworten wir gerne. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundenservice unter +49 231 70022260 oder sales@locatech.com.

3 Tage vollgepackt mit SharePoint, dieses Mal im frühlingshaften Barcelona. Eine hohe Dichte an Windows Smartphones und Microsoft Surface, T-Shirts statt Anzug, Englisch in allen möglichen Akzenten, 1200 Nerds, MVPs, Produkthersteller…willkommen auf der European SharePoint Conference 2014!

Es geht längst nicht mehr nur um SharePoint, es geht um die neue Welt des Arbeitens, in der Cloud, überall, mit jedem Gerät. Das Microsoft-Universum treibt Innovationen voran, die die klassische Art des Arbeitens ablösen sollen. Die Wahl der Themen zeigt – der Begriff „SharePoint“ rückt langsam in den Hintergrund, die Themen der 3 Tage sind:

  • Cloud & Microsoft Office 365
  • Enterprise Social, Enterprise Content Management & Best Practices
  • Solutions & Devices

Es geht um das Office im Internet, um das Verdrahten und Verschalten der klassischen Arbeits- und Informationsprozesse mit allen Kommunikationswegen. Durch Integration von Outlook/Exchange, Lync und SharePoint werden Desktop, Smartphone und Notebook zu den Eingangstoren in eine digitale Welt, in der niemand mehr umständlich nach Informationen suchen muss und die das Arbeiten im Unternehmen so einfach macht wie das Chatten über Facebook.

Skeptische Unternehmen vor dem Wandel

In unseren Projekten und Kundengesprächen treffen wir eher auf Zurückhaltung, was diese Strategie angeht. Die meisten Unternehmen sind sehr klassisch und meist auch hierarchisch organisiert, typischerweise erfolgt der Informationsfluss über Meetings, Mails und Memos. Aber die Zeichen mehren sich für einen Wandel. Die Kommunikation über Emailverteiler, das Suchen nach Dokumenten und Unternehmensinformationen, das Finden der richtigen und kompetenten Ansprechpartner gestaltet sich zunehmend aufwändiger.

Abteilungsübergreifendes Arbeiten in Projekten und Arbeitskreisen löst immer mehr die klassische Sachbearbeitung in Abteilungen ab, Arbeitsprozesse müssen zwischen verschiedensten Ansprechpartnern sauber zusammenlaufen und überprüfbar nachvollzogen werden können. So kann eine einfache Kundenreklamation eine Bearbeitung in Support, Qualitätssicherung, Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung und ggf. auch durch die Geschäftsleitung zur Folge haben.

Technik alleine ist keine Lösung

Microsoft Office 365 bietet genau für diese Art zu Arbeiten eine hervorragende technische Plattform. SharePoint, die zentrale Kommunikations- und Informationszentrale, wird –  auch häufig initial von den IT-Abteilungen – eingeführt und im Unternehmen bereitgestellt. Die Erfahrungen sind jedoch oft ernüchternd. SharePoint-Sites werden als Dokumentablage genutzt wie das klassische Dateisystem. Websites werden für unterschiedlichste Zwecke eingerichtet und verwaisen, da kaum Inhalte eingestellt, geschweige denn gepflegt werden.

Häufig fehlt ein Verständnis der Möglichkeiten von Office365/SharePoint auf Seiten der – oft wenig IT-affinen – Verantwortlichen, Abteilungsleiter, Manager und Geschäftsführungen. Die organisatorischen Herausforderungen sind bekannt, aber Technologie alleine ist hier keine Lösung. Ähnlich wie in der Opel-Werbung hilft nur ein Umdenken im Kopf, Infragestellen der bestehenden Organisationsstruktur, Konzipieren neuer, schlankerer Informations- und Kommunikationsprozesse und ein Stück weit auch Abschied nehmen von bisherigen Denkweisen.

Aus Push wird Pull
So scheitern Ansätze, die auf dem weit verbreiteten Push-Prinzip für Informationen basieren. In formalen Informationsprozessen werden Verantwortungen festgelegt und die Verantwortlichen von den informationsauslösenden Stellen informiert. Sind die Verantwortlichen unklar, werden die E-Mail-Verteiler leicht sehr groß, und Kommunikationsprozesse versanden. Bei Meetings werden Diskussionen und Entscheidungen sauber protokolliert und den Beteiligten als Verteiler bereitgestellt, in vielen Fällen auch nicht-beteiligten Personen.

In einer technologischen Umgebung, in der Informationen an allen möglichen Stellen automatisch erfasst und leicht wieder auffindbar gemacht werden, kann dieses Push-Prinzip sehr leicht abgelöst werden. Wenn alle Mitarbeiter „auf Knopfdruck“ für sie relevante Informationen abrufen und ihre Arbeitsergebnisse zentral und für andere leicht auffindbar zur Verfügung stellen können, erleichtert ein „Pull-Prinzip“ für Informationen und Entscheidungen die Arbeit enorm. Es verlagert aber auch die Verantwortung weg vom Informationsgeber zum Informationskonsumenten. Mitarbeiter müssen sich holen, was sie zum Arbeiten benötigen. Diese Prinzipumkehr stellt eine der größten Hürden bei der Einführung einer neue Informations- und Kommunikationsstrategie dar.

Ansatz für eine erfolgreiche Einführung der Organisationsinnovationen

Ein Lösungsansatz besteht darin, auf Managementebene – in nicht-technischer Form – die „neue Art des Arbeitens“ zu erläutern und anschaulich zu machen. Auch wichtig ist eine Abgrenzung zu dem „Social Media Hype“. Es geht nicht um die Einführung von Facebook und Twitter in Unternehmen – es geht um den Umbau der Informations- und Kommunikationsstruktur, um die Prozesse zu verschlanken, zu vereinfachen und zu beschleunigen und so Unternehmen und Organisationen besser und wettbewerbsfähiger zu machen.

Auf dieser Basis können dann in geführten Einführungsprojekten zentrale Unternehmensprozesse über die neue Zusammenarbeits-Plattform abgebildet werden. Oft eignen sich aufgrund der technischen Affinität, klassische Prozesse in der IT wie der Service-Desk oder das Problemmanagement, aber auch die Einführung eines Vertragsmanagements oder Qualitätsmanagements sind gute Kandidaten.

Von zentraler Bedeutung ist aber die organisatorische Begleitung und Unterstützung eines Change Managements. Durch eine Fokussierung auf einzelne, zentrale Unternehmensprozesse gelingt die Einführung schneller, und Verbesserungen in der Arbeitsorganisation stellen sich schneller ein. Hierdurch steigt die Akzeptanz am „neuen Arbeiten“, und messbare Erfolge und Einsparungen stellen sich ein.

Die Begleitung dieser Umstellung liegt uns am Herzen. Im Rahmen der SharePoint-Konferenz werden viele neue, interessante Möglichkeiten für das „neue Arbeiten“ vorgestellt, meist in sehr technischer Form. Mit vielen neuen Impulsen und frischen Ideen werden wir nach 3 vollgepackten Tagen die technologischen Möglichkeiten umsetzen in Business-Konzepte, die wir Ihnen in unseren Beratungsgesprächen, Workshops und Projekten vermitteln möchten.
Darauf freuen wir uns, aber jetzt wartet erst einmal ein „SharePoint Deep Dive“

 

Dirk Löhn, Geschäftsführer

In eigener Sache: Sind Sie auf der Suche nach einem IT-Beratungsunternehmen, dass mit einem soliden und zukunftsorientierten Geschäftsmodell die Chancen nutzt, die sich durch die Entwicklung von Enterprise 2.0-Lösungen und Cloud-Computing ergeben?

Wenn Sie Interesse an einer der folgenden Tätigkeiten haben, lesen Sie bitte weiter:

Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme unter entwicklerjob@locatech.com.

Wir bitten Personalagenturen/Vermittler, von einer Kontaktaufnahme abzusehen, vielen Dank!

Mit dem deutlich erweiterten Kunden- und Serviceportal für das SharePoint-Ticketsystem LTRS können Sie eine eigenständige Webseite für Ihre Kunden und Anwender zur Verfügung stellen. Das Serviceportal wird auf einer beliebigen, von LTRS getrennten SharePoint-Seite bereitgestellt und ermöglicht es Kunden-Mitarbeitern, eigene Tickets und Anfragen abzusenden, den Stand der eigenen Tickets einzusehen und mit Ihren Service-Mitarbeitern zu kommunizieren. Damit ergänzt das Serviceportal die Möglichkeiten, per E-Mail über das Ticketsystem Anfragen zu verwalten. Zentraler Vorteil für Servicebearbeiter: Tickets werden bereits vom Kunden vorklassifiziert, und alle Informationen zu Tickets/Anfragen stehen dem Kunden eigenständig zur Verfügung. Dies erweitert nicht nur die professionelle Kommunikation mit dem Kunden, es erspart auch Rückfragen und reduziert den Aufwand beim Serviceteam.

LTRS Serviceportal aus Kundensicht

 

Das Kundenportal ist mandantenfähig. Zentral im Serviceteam stehen alle Ticketinformationen zu allen Kunden zur  Verfügung. Öffnet ein Kunde die Kundenportalseite, so werden ausschließlich Informationen zu seinen Tickets und Anfragen angezeigt. Die Kundenansicht ist darüber hinaus zweistufig. Als “Kundenadministrator” gekennzeichnete Mitarbeiter des Kunden können alle Tickets einsehen, die von anderen Mitarbeitern desselben Kunden angelegt wurden. Hierdurch behalten Ihre Kunden jederzeit über das Serviceportal einen vollständigen Überblick über alle kundenseitig angelegten Tickets, und Rückfragen zum Gesamt-Ticketaufkommen werden vermieden.

Weitere Informationen zu LTRS finden Sie in unserer LTRS-Produktbeschreibung sowie in der folgenden Klick-Präsentation:

 

Christian Buckley hat in einer guten Analyse beschrieben, wie er die weitere Entwicklung der Plattform Microsoft SharePoint, die Integration des sozialen Unternehmensnetzwerks Yammer und die Zukunft der Microsoft Cloud Office 365 sieht. Im Licht der kürzlich zuende gegangenen SharePoint-Konferenz in Las Vegas sind einige strategische Zielsetzungen etwas klarer geworden. Interessant ist aber auch ein Wandel in der strategischen Produktentwicklung bei Microsoft selbst. Anders als in früheren Zeiten verlässt sich der Konzern mehr und mehr auf die Reaktion der Benutzer auf die Produktentwicklungen und versucht mit zunehmendem Erfolg, Anpassungen und Entwicklungen agiler umzusetzen.

Auch wenn die “Social Features” in vielen Unternehmen noch nicht den Schwerpunkt des SharePoint-Einsatzes darstellen, nimmt dies einen zentralen Raum in der Microsoft-Strategie ein, und hier ist ganz entscheidend zu verstehen, dass die Entwicklungen zuerst und mit Priorität in der Cloud, also über die Office 365-Plattform entwickelt und den Kunden bereitgestellt werden. So hat der Microsoft-Produktmanager für Enterprise Social, Christophe Fiessinger, auf der Konferenz per Twitter verlauten lassen: “Microsoft confirms no new investment in social for #SharePoint on prem. Ist all about #Yammer and #cloud“. Letztlich heißt das nicht, dass die Farminstallationen in den Unternehmen zukünftig nicht mehr unterstützt werden, sondern dass zunehmen hybride Szenarien weiterentwickelt werden, um beispielsweise eine Cloud-Yammer-Lösung mit lokalen SharePoint-Installationen zu verheiraten.

Den wirklich lesenwerten Artikel von Christian Buckley finden Sie (in englisch) hier: http://www.cmswire.com/cms/social-business/the-future-of-sharepoint-and-the-social-pivot-024549.php