Wer sein bestehendes Rechnungseingangsprüfung- oder Vertragsmanagementsystem weiter optimieren möchte, profitiert seit Kurzem von weiteren Features, die für Benutzer, die eine Syntex-Lizenz pro Benutzer oder eine Pay-as-you-go-Lizenz haben, verfügbar sind.
In unserem Artikel Rechnungsverarbeitung im Modern Design von SharePoint – unterstützt von KI! haben wir bereits über die Vorteile einer KI-gestützten Dokumentverarbeitung berichtet und anhand unserer Rechnungsprüfungslösung erläutert, wie eine formularbasierte kundenspezifische Implementierung mit MS Syntex angereichert werden kann.
Nun rücken einige neuen Funktion neben der Klassifizierung in den Fokus:
Benutzer, welche gerne eine Kommentarfunktion in *.ai, *.dwg, *.epub, *.pdf, *.rtf und *.tiff-Dateien in SharePoint Online Bibliotheken nutzen möchten, können die Dateien mit Syntex Annotations bearbeiten – entweder für sich selbst oder für die Zusammenarbeit mit anderen. Dabei ist essenziell zu erwähnen, dass die Kommentarfunktion die Originaldateien nicht verändert, so dass die ursprünglichen Datensätze erhalten bleiben.
Als Anmerkungswerkzeuge stehen derzeit Stift und Textmarker in verschiedenen Farben zur Verfügung, sowie ein Radiergummi zum Entfernen unerwünschter Markierungen. Weitere Tools und Werkzeuge sind in Planung für zukünftige Versionen.
Der Screenshot zeigt eine Datei mit Anmerkungen und, rot markiert, die verfügbaren Werkzeuge:
Wenn Sie nur für bestimmte Seiten in einem längeren Dokument eine Anmerkung für eine gewünschte Korrektur einfügen möchten, können Sie diese Seiten extrahieren und als neue Datei an einem beliebigen Ort speichern. Am automatisch erzeugten Namen der neuen Datei („Extracted from *.*“) ist sofort erkennbar, dass es sich um einen Auszug aus einem anderen Dokument handelt.
Analog dazu gibt es auch die Möglichkeit, mehrere PDF-Dateien zu einer zusammenzuführen.
Ferner bietet Microsoft Syntex die Möglichkeit, Metadaten schnell und einfach zu durchsuchen. Mit der Syntex-Funktion für Inhaltsabfragen können spezifische Abfragen, basierend auf bestimmten Metadaten-Spaltenwerten, erstellt und somit über die Schlüsselwörter hinaus gesucht werden.
Gern beraten wir Sie zu den Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Syntex.
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