Ein Helpdesk – aber verschiedene Postfächer. Mach das Sinn? Und geht das überhaupt?
Die Antwort lautet „Ja!“
So könnten zum Beispiel Unternehmen mit Niederlassungen in verschiedenen Ländern, etwa in Deutschland und den USA, alle eingehenden Tickets über ein gemeinsames Helpdesk verwalten, aber für die User in den einzelnen Ländern jeweils eigene Postfächer innerhalb des Ticketsystems einrichten.
User aus Deutschland schicken dann ihre Ticketanfrage z.B. an hilfe@company.de. Das aus dieser Mail erstellte Ticket wird entsprechend als „deutschsprachig“ kategorisiert, und die Antwort kommt vom Absender hilfe@company.de auf Deutsch. Die Helpdesk-Mailadresse für die User aus den USA könnte help@company.com lauten. Ihre per Mail erstellten Tickets werden als „englischsprachig“ kategorisiert, und help@company.com schickt eine Antwort auf Englisch.
Mit dem von Locatech angebotenen HelpDesk ist eine entsprechende Konfiguration problemlos einzurichten, vorausgesetzt, Sie verfügen über ein Microsoft 365 Account mit Exchange Plan.
Klicken Sie auf den Button „Outlook-Postfach hinzufügen“, und geben Sie dann eine bei Ihnen bereits bestehende Adresse für ein Postfach an. Um Helpdesk Zugriff auf dieses Postfach zu gewähren, müssen Sie sich einloggen.
Sie können beliebig viele Postfächer hinzufügen.
Hinweis
Sie sollten Folgendes beachten: Sobald mindestens ein Outlook-Postfach konfiguriert ist, verwendet HelpDesk Outlook365 zum Versenden aller E-Mails. Daher kann es passieren, dass E-Mail-Benachrichtigungen nicht mehr funktionieren, wenn eine Verbindung nicht mehr aktiv ist.
Ein Standardpostfach ist möglich
Ein Standardpostfach kann in den Einstellungen eingerichtet werden und wird von HelpDesk für Benachrichtigungen per E-Mail genutzt, wenn unklar ist, welches Postfach verwendet werden soll:
- Wenn ein Ticket direkt durch Eingabe im Formular erstellt wird
- Wenn ein Ticket von einem Widget erstellt wird
- Wenn ein Ticket über MS Flow oder REST API erstellt wird
Sie sind sich nicht sicher, ob die Nutzung mehrerer Postfächer in einem Helpdesk eine sinnvolle Lösung sein könnte? Lassen Sie sich von uns beraten!