Natürlich ist es schön und praktisch, wenn Kundenanfragen oder Reklamationen per Mail eingehen und direkt in einem entsprechenden CRM oder Ticketsystem verwaltet werden können. Leider öffnet eine solche Erreichbarkeit auch Tür und Tor für Spam.
Wer kennt sie nicht, die Werbemails, die unsere Postfächer fluten und uns blaue Pillen oder dubiose Kreditgeschäfte anbieten? Ein automatischer Spam-Filter des Mailprogramms kann da bei Postfächern Abhilfe schaffen. Er ist aber nicht immer der Weisheit letzter Schluss, wenn es darum geht, eingehende E-Mails in Tickets umzuwandeln und entsprechend weiter zu bearbeiten.
Für das von uns angebotene Helpdesk bieten wir die Möglichkeit, eine sogenannte „Blacklist“ der Absender zu erstellen, die immer wieder per Mail für unerwünschte Tickets sorgen, und die von diesen erzeugten Tickets samt Kommentaren und Anhängen dann sofort zu löschen.
In einem ersten Schritt werden, nach einem Blick auf die neu eingegangenen Tickets, die unerwünschten Absender als „Spam“ markiert (dies muss bis auf weiteres manuell erfolgen). Dies passiert auf einem Tab „Spam“ in der Bearbeitungsansicht des Tickets. Das jeweilige Ticket, das von diesem Absender erstellt wurde, wird im Anschluss automatisch gelöscht.
Sobald von einem der entsprechend markierten und nun in der Blacklist gespeicherten Absender wieder eine Mail eingeht und ein Ticket generiert, wird ein Workflow gestartet, der dieses Ticket samt eventuellen Anhängen und Kommentaren löscht. Normalerweise automatisch erfolgende Reaktionen auf ein neues Ticket, etwa eine Zuweisung an einen Bearbeiter, erfolgen nicht.
Suchen Sie nach einem Weg, sich vor unerwünschtem Spam in Ihrem Helpdesk zu schützen? Wir helfen Ihnen gern dabei!