In vielen Szenarien müssen regelmäßig standardisierte Dokumente aus Geschäftsdaten erstellt werden. Rechnungen oder Bestellungen etwa, um nur zwei Beispiele zu nennen. Wenn Sie sich das mühselige Hin- und Herkopieren der relevanten Daten aus Ihrem System in das zu erstellende Dokument ersparen möchten, bietet sich Plumsail Documents als Lösung an:
Das Tool kann in Ihre Microsoft-Umgebung integriert und zur automatischen Erstellung von Standarddokumenten eingesetzt werden. Integrierte Vorlagen helfen bei der Formatierung, Sie können aber auch eigene Vorlagen verwenden.
Hat man beispielsweise eine Liste (SharePoint, Excel, …), in der zu fakturierende Posten eingetragen werden, so können die Rechnungsdaten samt Adresse, Rechnungsbetrag, Leistungsbeschreibung, etc. bedingt (beispielsweise, wenn das Element freigegeben wird) in die Vorlage übernommen werden. Im Anschluss wird das generierte Dokument an einem angegebenen Speicherort abgelegt und per Mail versendet. Dabei wird der Empfänger in der Rechnungsliste nachgeschlagen.
Falls Sie einen Online-Shop haben, wird aus den im Bestellformular eingegebenen Informationen automatisch eine Bestellung generiert.
Hier finden Sie ein Video, das die Funktionalität zeigt.
Einer unserer Kunden nutzt Plumsail Documents übrigens, um die in einem entsprechenden Portal eingehenden Ideen und Verbesserungsvorschlage seiner Angestellten zu honorieren: Ein für gut befundener Vorschlag wird dabei mit einem automatisch generierten Kaffeegutschein der firmeneigenen Cafeteria belohnt. Und das ist doch nun wirklich eine gute Idee, oder? 😉
Wenn für Sie eine Bestellung von Plumsail Documents in Frage kommt, sind wir gern bei der Einrichtung behilflich.