Onboarding remote und digital mit Microsoft Teams und SharePoint HelpDesk

Onboarding remote und digital mit Microsoft Teams und SharePoint HelpDesk

Eine erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beginnt schon mit einem gut organisierten Onboarding-Prozess. Dieser umfasst mehrere Schritte:

  • Zugriffsberechtigungen erteilen
  • Eine Willkommensmail an das neue Teammitglied schicken
  • Den oder die „Neue“ den anderen Teammitgliedern vorstellen

Diese Schritte können problemlos teilweise oder vollständig automatisch und remote ablaufen, mit Hilfe von einem auf SharePoint Online basierenden HelpDesk, Microsoft Teams und Power Automate.

Die Voraussetzung dafür ist, dass das Konto für den neuen Mitarbeiter, den wir in unserem Beispiel „Teamo Sharepointer“ nennen, in Azure/Office 365 Admin angelegt wird und dabei folgende Attribute erfasst werden:

Formular zum Erstellen eines Kontos in Azure/Office 365

Erst dann ist „der Neue“ in Teams bekannt und kann hinzugefügt werden.

In einem so eingerichteten Workflow würde, sobald Sie Ihrem Team ein neues Mitglied hinzufügen, automatisch ein Ticket im Helpdesk erstellt, welche wichtigen Infos und Zugangsdaten für den neuen Kollegen oder die neue Kollegin bereitzustellen sind, und den entsprechenden Bearbeitern zugewiesen. Außerdem bekommt das neue Teammitglied im Teams-Chat eine freundliche Begrüßung und wird über das erstellte Ticket informiert.

Hier sehen wir eine Beispielumgebung in Microsoft Teams in der Ansicht des Administrators. Unser neuer Mitarbeiter „Teamo Sharepointer“ wird demnächst das Team „servicedesk“ verstärken und ein optimales Onboarding erfahren.

Administratoransicht in Microsoft Teams

Der Prozess beginnt, indem der Administrator den neuen Mitarbeiter dem entsprechenden Team (hier: „servicedesk“) in Microsoft Teams hinzufügt:

Formular zum Hinzufügen eines neuen Teammitglieds

Teamo Sharepointer bekommt daraufhin eine Benachrichtigung per Mail, dass er der Gruppe „servicedesk“ und dem daraus erstellten gleichnamigen Team beigetreten ist:

Benachrichtigungsmail zum Beitritt zu einer Gruppe

Im Chat des servicedesk-Teams erscheint eine Nachricht an alle, um Teamo willkommen zu heißen:

Chat-Beitrag zur Begrüßung des neuen Teammitglieds

Außerdem wird Teamo noch in einem Chat-Beitrag im Allgemein-Kanal seines neuen Teams begrüßt und erhält dort auch Informationen über die nächsten Schritte:

Individuelle Begrüßung und Informationen im Team-Chat

Das Ticket mit den Aufgaben für das Onboarding wird im HelpDesk erstellt und ist auch in der Teams-Umgebung einsehbar:

Onboarding-Ticket

Teamo Sharepointer kann über die Kommentarfunktion direkt in Teams auf das Ticket reagieren und beispielsweise eine Frage stellen:

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Onboarding-Ticket neues Mitglied

Der Bearbeiter/Agent, dem das Ticket zugewiesen wurde, kann in seiner Ticketansicht das Ticket auch bearbeiten und zum Beispiel den Status oder die Priorität ändern:

Onboarding-Ticket Bearbeiter

In seinem Postfach findet unser neuer Mitarbeiter Teamo SharePointer zu jedem erfolgten Schritt seines Onboarding-Prozesses eine entsprechende Nachricht:

Postfach neues Teammitglied

Einem guten und erfolgreichen Start in seinem neuen Team steht nun nichts mehr im Wege!

Der hier beschriebene Prozess kann entsprechend den Erfordernissen eines Unternehmens oder Teams angepasst und konfiguriert werden. Gern beraten wir Sie bei allen Fragen rund um ein digitales Onboarding.

 

 
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