PDF-Dateien aus SharePoint/Teams in Client-App öffnen

PDF-Dateien aus SharePoint/Teams in Client-App öffnen

Für ein gutes Dokumentenmanagement und gemeinsames Bearbeiten von Dateien hat sich SharePoint Online als mehr als taugliche Plattform herausgestellt. Und oftmals erweist es sich zudem als vorteilhaft, Dokumente im PDF-Format zu speichern und zu bearbeiten. Diese Kombination kann aber auch zu Schwierigkeiten führen…

Denn leider ist es standardmäßig zur Zeit nicht vorgesehen, PDF-Dateien direkt aus SharePoint heraus zur Bearbeitung in einer entsprechenden App auf dem lokalen Computer zu öffnen. Lediglich ein Öffnen im Ansichtsmodus im Browser ist möglich, zur Bearbeitung muss die Datei erst heruntergeladen und lokal gespeichert werden. Dies führt zu überflüssigen Klicks, ist umständlich und dient nicht unbedingt der Produktivität.

Für einen unserer Kunden, der zudem auch Microsoft Teams als Tool für Zusammenarbeit und Kommunikation einsetzt, haben wir uns genau dieses Problems angenommen und eine Lösung gefunden:

Mit Hilfe einer SharePoint App haben wir das Kontextmenü für Dateien in der Dokumentbibliothek erweitert um einen Punkt „PDF in App öffnen“:

Durch ein in der Registry eingetragenes Protokoll wird eine Verbindung zwischen Web und Client-App hergestellt und ein Programm aufgerufen, das die Parameter der zu öffnenden Datei übergibt und die eigentlich für die Bearbeitung der PDF-Dateien zuständige Anwendung aufruft.

Damit dies aus Teams heraus funktioniert, muss sichergestellt sein, dass die Dokumentenbibliothek, in der sich die PDF-Datei befindet, nicht als Dokumentenbibliothek-App, sondern als Website in Teams eingebunden wird:

PDF-Dateien und SharePoint Online können also doch eine gute Kombination darstellen. Eine entsprechende Lösung lässt sich auch bei Ihnen implementieren!

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