Lizenzierung für Office 365 – genaues Hinschauen lohnt sich!

Lizenzierung für Office 365 – genaues Hinschauen lohnt sich!

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation Office 365 einführen möchten, stellt sich die Frage nach der richtigen und möglichst kostenoptimierten Lizenzierung. Wer hier nicht aufpasst, zahlt schnell einen höheren monatlichen Betrag, als eigentlich nötig wäre. Wir helfen Ihnen, dies zu vermeiden.

Zu beachten ist hier nicht nur die Größe Ihrer Organisation, sondern auch, ob es sich um ein Unternehmen, eine Bildungseinrichtung oder eine gemeinnützige Organisation handelt. Für die beiden Letztgenannten gibt es sogar kostenlose Möglichkeiten, Office 365 zu nutzen:

Kostenlos unter bestimmten Voraussetzungen

So können gemeinnützige Organisationen je nach Größe Non-Profit Business Essentials– bzw. Non-Profit E1-Lizenzen für bis zu 300 Benutzer erhalten, wenn sie gegenüber Microsoft ihre Gemeinnützigkeit nachweisen und die Anti-Diskriminierungsrichtlinie von Microsoft unterzeichnen. Damit sind Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype und Microsoft Teams nutzbar, außerdem stehen Webversionen von Word, Excel etc. zur Verfügung. Gegen Aufpreis kann auf Non-Profit Business Premium bzw. Non-Profit E3 oder, für große Organisationen, auf Non-Profit E5 aufgestockt werden, wodurch z.B. Desktop-Versionen der Office-Anwendungen verfügbar werden.

Bei Bildungseinrichtungen umfasst die kostenlose A1-Lizenz zusätzlich zum Umfang der o.g. Non-Profit E1-Lizenz eine Desktopversion von OneNote sowie die Dienste Sway, Forms, Stream, Flow, PowerApps und School Data Sync. Außerdem ist die maximale Anzahl der Benutzer unbegrenzt. Bei der kostenpflichtigen A3-Lizenz kommt noch der Dienst Bookings hinzu, sowie alle Office-Desktopanwendungen. Die A5-Lizenz bietet zudem noch erweiterte Sicherheitsfeatures und den Dienst Power BI zur Erstellung visueller Datenanalysen.

Falls Sie über ein Aufstocken auf A3 oder A5 nachdenken, aber nicht sicher sind, ob der Nutzen die zusätzlichen monatlichen Kosten aufwiegt, können Sie die Funktionalität zunächst mit einer E3-Testlizenz ausprobieren, die annähernd den gleichen Leistungsumfang bietet. Falls Sie sich dann zum Kauf entscheiden, kann die E-Lizenz problemlos in eine A-Lizenz umgewandelt werden.

Auf die Größe kommt es an

Kleine und mittlere Unternehmen, die Lizenzen für maximal 300 Benutzer benötigen, haben die Wahl zwischen 3 Alternativen:

Wer auf die Office-Produkte als Desktop-Version verzichten kann und hauptsächlich E-Mail-Funktionen und den gemeinsamen Zugriff auf Daten und Dokumente benötigt, ist mit der günstigsten Variante, der Office 365 Business Essentials-Lizenz, gut bedient.

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Falls E-Mail-Adressen mit firmeneigener Domäne keine große Rolle spielen, dafür aber die umfassende Funktionalität der Office-Desktopanwendungen gewünscht wird, empfiehlt sich die Office 365 Business-Lizenz.

Alle Vorteile dieser beiden Varianten vereint die Office 365 Business Premium-Lizenz und ist damit erste Wahl für alle, die in ihrem Unternehmen sowohl den Komfort der Office-Desktopanwendungen nutzen möchten, als auch umfassende Mailfunktionalität inklusive E‑Mailadressen mit firmeneigener Domäne.

Für große Unternehmen, die Lizenzen für mehr als 300 Benutzer benötigen, stehen 4 Alternativen zur Wahl:

Die Office 365 ProPlus-Lizenz entspricht im Prinzip der Office 365 Business-Lizenz für kleinere Unternehmen, umfasst aber zusätzlich noch eine Desktopversion von Publisher.

Die Office 365 Enterprise E1-Lizenz als kostengünstigste Variante bietet für große Unternehmen das, was die Office 365 Business Essentials-Lizenz für kleine Unternehmen beinhaltet, und zusätzlich die Dienste Yammer und Stream.

Den gesamten Leistungsumfang der beiden erstgenannten Lizenzen plus diverser Werkzeuge für Sicherheit und Compliance bietet die Office 365 Enterprise E3-Lizenz. Die Office 365 Enterprise E5-Lizenz hat noch erweiterte Sicherheits- Analyse und Sprachfunktionen.

Sie können die LIzenztypen auch mischen und so für einen Teil der Mitarbeiter, die z.B. keine Office-Programminstallationen benötigen, kostengünstigere Lizenzen erwerben.

Übersicht und Preisvergleich

Auf den Microsoft-Produktseiten zu Office 365 finden Sie einen detaillierten tabellarischen Überblick der verschiedenen Alternativen. Als Microsoft Authorized Education Partner bieten wir Ihnen hier eine maßgeschneiderte Beratung und Unterstützung bei der günstigsten Lizenzierung für Bildungseinrichtungen. Und als Microsoft Silver Partner für Small and Midmarket Cloud Solutions haben wir umfassende Erfahrung in der Betreuung kleinerer und mittelständischer Unternehmen bei der Einführung von Office365.

Gern beraten wir Sie bezüglich der für Sie optimalen Wahl und Preisgestaltung!

Vielen Dank für Ihre Mitteilung! Gerne setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung.
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