Dokumente, Mails und Anhänge übersichtlich in Teams verwalten

Dokumente, Mails und Anhänge übersichtlich in Teams verwalten

Möglicherweise kennen Sie das Problem: Sie haben Ihr Dokumentenmanagement erfolgreich auf Office365/SharePoint umgestellt, und wichtige Dateien können Projekten zugeordnet, mit Metadaten versehen und jederzeit leicht gefunden werden. Aber wie steht es mit der Kommunikation rund um die laufenden Projekte?

Viele relevante Informationen zu geschäftlichen Vorgängen werden über E-Mails oder per Chat in Microsoft Teams ausgetauscht. Auch Dokumente werden als Dateianhang verschickt, und oft ist nicht ganz klar, welches nun die aktuellste und gültige Version eines Dokuments ist.

Diese Informationen mit den in SharePoint verwalteten Dokumenten zusammenzubringen, kann eine Herausforderung darstellen. Hier kommt ein Add-In namens harmon.ie ins Spiel: Es wird in Outlook integriert und stellt eine Verbindung zwischen Ihrem EMail-Postfach, Teams und SharePoint her.

Möchten Sie eine E-Mail mit einem Anhang in Teams speichern, können Sie sie einfach in den von harmon.ie bereitgestellten entsprechenden Teams-Kanal ziehen:

E-Mail in Teams-Kanal ziehen

Die Mail samt Anhang wird als .msg-Datei dort abgelegt, und wenn sie mit Outlook dort wieder geöffnet wird, ist der Anhang enthalten. Über die Suche in harmon.ie kann auch Text in Dateianhängen gefunden werden. Im Posteingang erhält die Mail zudem einen Tag, der kenntlich macht, dass sie in einem Teams-Kanal abgelegt wurde:

Mail mit Tag von harmon.ie

Eine andere Möglichkeit, eine Mail mit Anhang in Microsoft Teams abzulegen, besteht darin, sie an die Mailadresse eines Teams-Kanals zu schicken. Die Mail erscheint dann im Unterhaltungen-Bereich als Beitrag mit Anhang. Über einen Link kann auch die ursprüngliche Mail geöffnet werden.

Im Dateien-Bereich des Teams-Kanals wird die Mail als .eml-Datei gespeichert, wobei der Betreff als Dateiname verwendet wird und der Anhang separat unter seinem ursprünglichen Dateinamen. Um den Zusammenhang zwischen Mail und Anhang weiterhin erkennbar zu machen, wird beiden Dateinamen die gleiche ID hinzugefügt. Dies funktioniert natürlich auch mit mehreren Anhängen.

Über die Suche nach der ID können die jeweilige Mail und alle damit versandten Dateien jederzeit wieder gefunden und einander zugeordnet werden. Eine Suche nach Inhalten in Mails und als Anhang verschickten Dateien ist in Teams ebenfalls möglich.

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Ob Sie sich für eine der beiden beschriebenen Varianten zur integrierten Verwaltung von Dokumenten, Chats und EMails entscheiden oder ob eine Kombination für Sie die richtige Wahl ist, können Sie in einem Gespräch mit uns herausfinden. Wir freuen uns darauf!

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